Privé voorgeschoten kosten laten terugbetalen door uw vennootschap

I.                Via onkostenvergoeding

U kunt vooreerst de kost meteen terugstorten. Telkens u privé een kost maakt voor rekening van uw BV (bv. de aankoop van een bureaustoel), laat u dat bedrag door de vennootschap op uw privérekening terugbetalen.

De terugbetaling zal voor uw vennootschap een aftrekbare kost uitmaken en u privé wordt er niet op belast.

U moet niet per se een factuur op naam van uw BV opmaken. Ook als u een factuur of betaalbewijs uitgereikt krijgt die op uw privénaam staat, kan de kost door de vennootschap terugbetaald worden. Het mag natuurlijk niet gaan om een loutere privékost, want die is nooit aftrekbaar voor uw BV. Voor concrete terugbetalingen moet u wel telkens een bewijsstuk bijhouden.

Bepaalde onkosten worden soms ook forfaitair vastgesteld. Voorbeelden van dergelijke forfaitaire kosten zijn de binnenlandse dagvergoedingen en de kilometervergoeding. Het voordeel is dat u voor dergelijke kosten niet telkens een betaalbewijs moet bijhouden.

II.              Via de rekening-courant (rc)

Als de voorgeschoten kosten te hoog zijn en uw vennootschap ze niet meteen kan terugbetalen via een onkostenvergoeding, kunt u die bedragen ook op uw rc laten boeken. U geeft dan eigenlijk een lening aan uw vennootschap zonder bepaalde looptijd (lees: uw BV betaalt die terug wanneer ze kan).

Op uw rc-tegoed kunt u interesten laten betalen door uw BV. Die interesten zijn fiscaal aftrekbaar voor de vennootschap en er wordt 30% roerende voorheffing op ingehouden, maar dat is dan ook alles. U moet die interesten dus niet meer aangeven in uw privéaangifte.

De wet bepaalt welk interestpercentage op een rc-lening marktconform is. Voor 2024 is dat 8,02%. Kent u een hoger interestpercentage toe, dan wordt dat deel als een (niet-aftrekbaar) dividend geherkwalificeerd. Er is ook een herkwalificatie indien het rc-tegoed aan het einde van het boekjaar hoger is dan de som van de belaste reserves bij het begin van het boekjaar en het gestorte kapitaal aan het einde van het boekjaar. Op die dividenden betaalt u steeds 30% roerende voorheffing en kunt u geen VVPR-bis toepassen.

III.           Ficheplicht

Uw vennootschap moet elke terugbetaling van kosten, ook als die gebeurt via een boeking op uw rc, op een fiscale fiche zetten (fiche 281.20). Het werkelijke terugbetaalde bedrag moet vermeld worden.Dat geldt ook indien het gaat om een forfaitaire onkostenvergoeding.

De fiscus hanteert één tolerantie op de ficheplicht. Als het verantwoordingsstuk van de uitgave, normaal gezien een factuur, op naam van uw BV staat en u zich beperkt tot het voorschieten van de betaling, is voor de terugbetaling van het voorschot geen vermelding op de fiscale fiche nodig (circ. 2022/C/62, nr. 22).