Welke documenten in 2023 in de prullenmand?

De wettelijke bewaartermijn van uw boekhouding is via een wet van 20.11.2022 verlengd van zeven naar tien jaar. De tienjarige termijn geldt ten vroegste voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en daarna. Voor boekjaren verbonden met aanslagjaar 2022 (of vroeger) blijft de bewaartermijn dus nog zeven jaar.

Voor de vennootschapsbelasting moet u de zeven dan wel tien jaar berekenen vanaf het jaar of boekjaar volgend op de afsluiting van het boekjaar. Voor de Btw is dat vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de uitreiking van de facturen of de sluiting van het boekjaar. Kortom, u moet de termijn het best altijd berekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting van uw boekjaar. De stukken van boekjaar (kalenderjaar) 2022 (aanslagjaar 2023) moet u minstens tot eind 2032 bewaren, de stukken m.b.t. boekjaar (kalenderjaar) 2021 (aanslagjaar 2022) minstens tot eind 2028.

Eind 2022 verstrijkt de zevenjarige bewaartermijn voor boekjaar (kalenderjaar) 2015. Begin 2023 mag u dus die stukken van dat boekjaar 2015 weggooien. Bepaalde documenten moet u echter nog langer dan zeven of tien jaar bijhouden. Dat is hoofdzakelijk zo voor investeringsfacturen die afgeschreven worden want die moet u bewaren tot zeven respectievelijk tien jaar na het laatste jaar waarin u afgeschreven heeft. Ook alle stukken i.v.m. onroerende goederen waarbij u de btw afgetrokken heeft, moet u 15 of 25 jaar (optie verhuren met btw) bijhouden. Die gerecupereerde btw kan immers gedurende 15 jaar en sinds 1 januari 2019 ook 25 jaar herzien worden. Zo uw vennootschap tenslotte fiscaal overgedragen verliezen aftrekt, dan moet u de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed bijhouden, hoe lang dat ook geleden is. Bij een belastingcontrole moet u immers het oorspronkelijk verlies kunnen bewijzen.