Privé voorgeschoten kosten: bij rechtsgeldige factuur vennootschap geen vermelding op fiche

Als een vennootschap haar bedrijfsleider kosten terugbetaalt die hij/zij voor haar gemaakt heeft, dan moet dit op loonfiche 281.20 vermeld worden. Voor terugbetalingen op basis van bewijsstukken of forfaitaire terugbetalingen ‘volgens ernstige normen’, bv. een kilometervergoeding of dagvergoeding, moest vroeger het terugbetaalde bedrag niet vermeld worden. Een ‘ja’ volstond. Sinds 01.01.2022 moet evenwel van zulke terugbetalingen het bedrag op de fiche gezet worden.

De vermelding op de fiche is echter niet nodig als de bedrijfsleider enkel de betaling voorgeschoten heeft van een aankoop door zijn vennootschap, aldus de minister van Financiën (vr. en antw. nr. 924, Leysen, 09.03.2022). Circulaire 2022/C/62 van 29.06.2022 verduidelijkt dat van ‘een aankoop door de vennootschap’ maar sprake is als het verantwoordingsstuk op basis waarvan de vennootschap de aankoop in kosten neemt, de identiteit van de vennootschap bevat. In de regel gaat het dan volgens de circulaire om een rechtsgeldige factuur op naam van de vennootschap. Is er m.a.w. een factuur op naam van de vennootschap waarop haar btw-nummer vermeld staat, dan moet er niets op de fiche vermeld worden (ook geen ‘ja).